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El project management para la creación y expansión de una empresa

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En este artículo te ayudamos explicándote como te pueden ayudar las técnicas de Project Management para montar una empresa desde cero y gestionar su expansión. Te facilitamos las claves para ayudarte a superar las dificultades que surgen en las diferentes etapas.

Crear una empresa, pilotar su lanzamiento y expandirla es un proyecto altamente gratificante y exigente a la vez. Para tener un alto rendimiento en su desempeño, además de trabajar duro, podemos utilizar las mejores herramientas de gestión de proyectos.

¿Qué es el Project Management?
Es la disciplina de planificar, organizar y dirigir recursos para alcanzar unos objetivos. Los proyectos se caracterizan por tener un inicio y final marcado, por tener presión de timing y restricciones financieras y de producción de resultados. La finalidad temporal de los proyectos los diferencia de las operaciones normales de negocio.

Por ejemplo, si en un restaurante cada día se cierra la caja, podemos definir esta operación como un proceso de negocio. En cambio, la apertura del restaurante desde cero si podría definirse como proyecto. Es decir, las operaciones son repetitivas y casi permanentes.

La Dirección de las operaciones y de los proyectos difiere en algunos elementos. Por un lado, el Project management se basa en proyectos que buscan cambiar una realidad. La Dirección de proyectos, en cambio, busca conseguir los objetivos sin saltarse los requisitos iniciales. Los requisitos son, típicamente, el tiempo, el alcance del proyecto (scope) y el presupuesto (budget).

La gestión de proyectos se utiliza en la empresa para introducir cambios.

Herramientas y técnicas de gestión de proyectos:

  • Diagrama de Gantt

Es un tipo de gráfico que muestra el programa de un proyecto, mostrando el inicio y finalización en fechas de las partes.

Consiste en romper el proyecto en trozos en función de las fases y actividades para mostrar cuándo empiezan, cuándo acaban y mostrar si, para empezar una, debe estar acabada otra o se pueden empezar con independencia.

Es una herramienta útil para proyectos que no tengan muchas partes (30 actividades). Si ocupa más de una hoja, hace difícil su lectura.
Esta herramienta sirve para mostrar el tiempo pero no ayuda con los presupuestos.

  • El camino Crítico

Es un algoritmo para planificar un conjunto de actividades. Se trata de analizar el diagrama lógico de un proyecto, que nos ayudará a conocer el periodo mínimo que nos llevará. Desfasarnos de él será fácil pero reducir el plazo muy difícil.
Se basa en fijarse en los productos que se deben conseguir hasta llegar al producto final del proyecto.

Se trata de construir un modelo que incluya:
    1. Lista de productos necesarios para completar el proyecto. Se trata de descomponer las productos en las actividades individuales que debemos llevar a cabo. Es una estructura de árbol que muestra las subdivisiones de tareas para obtener los productos para llegar a tener el producto. Se empieza por el objetivo de producto final y se va subdividiendo sucesivamente en componentes manejables (en términos de tamaño y  tiempo) de manera que se incluyan todos los pasos necesarios para llegar al objetivo.   

    2. El tiempo necesario (duración) para completar cada actividad.

    3. Las dependencias entre las actividades.

Usando estos valores, el camino crítico calcula el plazo de tiempo más largo de actividades hasta el final del proyecto. Y lo más temprano y lo más tarde que cada actividad puede empezar y terminar sin alargar el plazo total del proyecto.

Para representarlo se muestran las actividades en nodos y se unen por flechas lógicas.

El proyecto de creación y expansión de una empresa
¿Cómo es el proyecto de crear y expandir una empresa? ¿Qué debo hacer?
Crear una empresa es un proyecto de alto rendimiento. Se deben superar diferentes fases, cada una de las cuales es un proyecto en sí mismo.

Las fases (o proyectos) del proyecto son:
• La idea de negocio: Toda empresa parte de una idea de negocio. De cómo ganar dinero vendiendo y entregando un producto o servicio a un cliente determinado de una determinada manera. Esta idea inicial es la que motiva la puesta en marcha de un negocio.

• El plan de Negocio: Se trata de la concreción formal de la idea de negocio y de cómo vamos a llevarla a cabo para trabajar a fondo el proyecto de empresa que vamos a realizar. Se trata de pensar y concretar los detalles con  coherencia.

• La financiación: Realizado el Plan de negocio, se debe financiar el proyecto. Se trata de aportar y conseguir recursos financieros para hacer viable el proyecto. Un buen plan de negocio ayudará en esta fase.

• Lanzamiento: Con el proyecto financiado, se debe constituir la empresa y comenzar la actividad. Esta fase es muy intensiva ya que implica superar trabas iniciales que poco tienen que ver con el día a día del negocio.

• Pilotaje: Con el negocio abierto, se entra en la fase de afinar las operaciones hasta que el negocio supere el punto de equilibrio (ganar dinero). Esta es una fase complicada de prueba y error dónde la realidad modifica el Plan de Negocio y la creatividad , tenacidad y capacidad de superación del emprendedor marcan la diferencia entre tirar la toalla y lograr un negocio de éxito.

• Estabilizar: Una vez se alcanza el punto de equilibrio se entra en la fase de estabilidad del negocio, en el que se comienza a reducir la exigencia de la empresa. Se entra en la fase dónde la gestión toma protagonismo.

• Expansión: Con el negocio estabilizado, se accede a la etapa de expansión. El concepto funciona, genera fondos y se pueden explorar nuevas oportunidades de crecimiento del negocio.

Consejos para crear y expandir tu empresa:

  • Concreta tu idea de negocio:

Objetivo: Planifica tu proyecto.

  1. Aclara qué venderás, a quién y cómo lo harás.
  2. ¿Por qué triunfarás y por qué ganarás dinero con ello?
  3. La idea de negocio se debe poder entender fácilmente. La idea te va a impulsar, pero ni es patentable ni tiene gran valor. No es tan fácil de copiar como te parece.
  4. Prepara tu plan de negocio (ver el artículo en este número dedicado a este tema).
  • Financia tu proyecto:

Objetivo: Consigue todo el dinero.

  1. Deberás financiar tu proyecto.
  2. La capacidad para aportar capital propio facilitará la puesta en marcha .
  3. Puedes acudir primero a los friends & family. La gente que más que te conoce es quien más probablemente confíe en ti.
  4. Después puedes acudir a un Banco. La capacidad de conseguir avalistas y de presentar un buen plan de negocio marcarán las posibilidades de conseguir crédito. No se recomiendan importes de crédito elevados (más del 40%) del total de la inversión. No puedes depender de la financiación bancaria para montar un negocio ya que es un complemento no la base.
  5. Existe el mercado de los Business Angels, pequeños inversores que buscan entrar en nuevos proyectos de alto riesgo que puedan obtener altas rentabilidades desinvirtiendo si el tema tiene mucho éxito. Existen diferentes redes de inversores privados que buscan proyectos. No todos los proyectos encuentran financiación.
  6. Puedes obtener algunas subvenciones, según la comunidad autónoma, pero siempre como complemento y a toro pasado. Es decir primero montas tu empresa y quizá algún tiempo después recibas fondos. No puedes depender de las subvenciones ya que no te cubrirán una parte importante ni te llegarán a tiempo.
  • Lanza tu negocio

Objetivo: Empezar.
Entras en la fase de partir de la idea, del plan a la primera realidad. Es la hora de la acción, de comenzar a ejecutar el plan. Si tienes el plan bien trabajado, te será más fácil ya que no habrás de pensar tanto durante la ejecución.

  1. Elige un nombre societario y regístralo.
  2. Constituye tu sociedad.
  3. Elige una marca y regístrala.
  4. Da de alta tu sociedad en Hacienda y en la Seguridad Social. Consigue tu NIF.
  5. Haz tu imagen corporativa y registra tu logo.
  6. Haz tus herramientas de marketing y papelería corporativa: Web, folletos, catálogos, tarifas, tarjetas de visita, social media,  carpetas, hojas de factura, hojas de pedido, albaranes, papel de carta, sobres, plantilla de  fax, plantilla de email,  etc.
  7. Configura tu software: elige el software de apoyo para tu negocio y realiza la implantación inicial para poder operar.
  8. Consigue a tus proveedores principales. Busca, negocio e inicia las relaciones con tus proveedores principales de referencia.
  9. Monta tus instalaciones. Consigue un local y acondiciónalo. Decora tu negocio con el estilo de la imagen corporativa.
  10. Ficha a tu personal. Encuentra a los perfiles que necesitas para los puestos que necesitas.
  11. Forma a tu personal. Explícales la misión de la empresa y de sus puestos de trabajo. Clarifica sus funciones y sus tareas diarias. Define bien su puesto de trabajo.
  12. Organiza a tu personal. Asegúrate de clarificar la división del trabajo pero también la coordinación del equipo. Clarificar cómo deben relacionarse y resolverse las cuestiones.
  13. Saca tus licencias.: Consigue tus licencias de actividad, tus permisos de obras y demás.
  14. Realiza tus compras iniciales de mercancías: El pedido inicial para empezar el negocio.
  15. Prepara tu campaña de marketing de lanzamiento: Conseguir los primeros clientes es muy importante. Diseña la campaña, contrata a los medios y planifica su seguimiento.
  16. Realiza la apertura del negocio.
  17. Busca a tus primeros clientes: Es el termómetro del grado de refinamiento que necesitarás en la fase siguiente de pilotaje. El cliente es el árbitro del negocio. Lo que me ofreces es bueno o no, lo compro o no. El cliente tiene razón, es tu razón. Aunque quizá no todos puedan ser tus clientes, ni todo lo que te digan será viable para ti.
  18. Sirve a tus primeros clientes: Además de vender hay que servir y satisfacer a los clientes. Si este mecanismo no funciona, la empresa no es viable.
  19. Empieza a cobrar tus ventas. Deberás aprender a cobrar. Es la gasolina de tu negocio.
  • Pilota el negocio hasta que madure

Proyecto clave: hacer el negocio rentable y estable.

Una vez hemos abierto el negocio entramos en la fase del proyecto más difícil. Estamos ya en marcha pero casi todo está por ajustar. Lo normal en esta fase es que el negocio no funcione. Tengamos más costes que ingresos, muchas cosas no funciones del todo bien, el equipo humano no está estabilizado. Unos no sirven, otros se van por que no encajan. Lo que hicimos en el Plan de Negocio estuvo muy bien en su momento pero la realidad nos obligará a cambiar las cosas para adaptarlas a la realidad.  Aprenderemos mucho en esta fase y es clave saber mejorar para resolver todos los desajustes que surgen en el negocio. Deberemos afinar con sintonía fina las variables del negocio:

• Los materiales de marketing. ¿Son buenos?, ¿se entienden?, ¿son atractivos?, ¿ayudan a vender?, ¿son creíbles?, ¿reflejan los argumentos clave de venta?, ¿cómo se comparan con la competencia?

• Los productos. ¿Son las propuestas de valor buenas?, ¿qué nos falta?, ¿qué nos sobra?, ¿tenemos un buen mix de producto?, ¿debemos hacer cambios?

• Los argumentarios de ventas: ¿Debemos incluir mejores argumentos?, ¿qué funciona con los clientes?, ¿qué no funciona?

• Los precios: ¿Somos demasiado caros?, ¿qué nos dicen los clientes?, ¿son coherentes los precios de los diferentes productos?, ¿estamos vendiendo demasiado barato?

• El proceso de ventas: ¿Es eficaz?, ¿es eficiente?, ¿tenemos suficientes contactos?.¿necesitamos más candidatos a clientes?, ¿son buenos nuestros ratios de conversión?, ¿cuántos vendedores necesitamos?, ¿qué canales de venta nos están funcionando mejor?

• El target de cliente: ¿Qué quieren?, ¿cómo son?, ¿qué piden?, ¿de qué se quejan?, ¿por qué compran?, ¿por qué no compran?, ¿hay algún target que no toquemos y que pueda ser interesante?, ¿qué conclusiones sacamos de las conversaciones con el mercado?

• Las Operaciones: ¿Somos rápidos?, ¿damos calidad?, ¿somos eficientes en coste de producción?, ¿tenemos los mejores procesos de trabajo?, ¿podemos hacerlo mejor?, ¿en qué somos buenos?, ¿en qué somos malos?

• Las compras: ¿Compramos bien?, ¿tenemos buen precio?, ¿suficiente margen?, ¿hay proveedores mejores?, ¿podemos pagar más tarde?

• El equipo: ¿Somos suficientes?, ¿demasiados?, ¿tenemos una buena organización del trabajo?, ¿tenemos a los mejores perfiles para cada puesto?, ¿cómo vamos de costes y productividad?, ¿funciona el horario?, ¿cómo nos organizamos en vacaciones?

•  Funciones de soporte: ¿Tenemos la información básica que necesitamos?, ¿funciona el software?

Esta fase puede alargarse entre 1 y 3 años. Es la fase de creación en marcha, sobre la práctica en la que el mercado da respuestas a nuestras iniciativas y dónde verá si somos capaces de comprenderlo y adaptarnos a él de manera rentable. El verdadero arte de emprender está en esta fase.

Hay muchos directivos que saben gestionar el día a día de una empresa estabilizada, pero no todos son capaces de hacer cambiar las cosas  para que una empresa funcione.

Es una fase difícil pero gratificante. Y si se supera el premio es importante. Se tiene una empresa. ¿Cómo sabremos que hemos superado esta fase?: Esta es una pregunta de difícil y subjetiva respuesta. La primera gran prueba de fuego es si estamos generando más ingresos que costes. El beneficio es un gran primer indicador. Pero también hay mil detalles que poco a poco se irán tranquilizando e iremos teniendo controlados. Cuesta mucho saber en qué momento se supera esta fase. Un Directivo puede sentirlo antes que otro. Lo que está claro es que hasta que no se supera el primer año, no se sabe qué pasa en las diferentes estaciones. Eso sería un mínimo. 

En la práctica estaríamos entre uno y tres años desde la apertura, dependiendo del caso. Es cierto que hay casos más lentos y casos más rápidos.

  • Expande tu negocio:

Objetivo: Ganar dimensión de ingresos, beneficios y activos estratégicos que permitan competir mejor.

Con el negocio en marcha y las operaciones principales estables, se entra en la fase en la que podemos hacer crecer la empresa.

En esta fase nos deberemos plantear diferentes cuestiones.

• ¿Cómo queremos crecer?: ¿Con otras unidades igual que la que hemos abierto?, ¿con nuevos productos?, ¿con negocios nuevos?

• ¿En qué mercados?: ¿Expansión geográfica?, ¿ expansión a otros targets de clientes?

• ¿Con qué recursos?: ¿Cuánto disponemos y con quién contamos para llevar a cabo la expansión?

• ¿Con qué formulas?: ¿Con unidades propias?, ¿con franquicias?, ¿con exportadores?, ¿con agentes?

En esta fase deberemos actualizar nuestro plan de negocio estratégico, para decidir a dónde vamos a ir.

La base de toda empresa es la creatividad, la innovación y el crecimiento. Son el motor de una empresa. La búsqueda de la prosperidad más allá de la supervivencia.

Metodología de gestión excelente de Proyectos

¿Quieres ejecutar tus proyectos de manera excelente?

La fase de gestión de proyectos implica realizar muchas actividades y controlar que las estamos haciendo y actualizar el plan. Veamos algunos consejos útiles para administrar bien el esfuerzo y el tiempo:

• Hay que ser pro activo.

• Hay que tener claros los objetivos.

• Hay que priorizar lo más importante (urgente o no urgente).  Hay que  vigilar que las buenas tareas no se nos pongan delante de las mejores tareas. Planificar tiempo para las tareas importantes.

• Hay que hacer las tareas importantes que producen resultados aunque no nos gusten.

• Hay que decidir cuál es la siguiente acción del proyecto. ¿Cuál es el siguiente paso que hay que hacer para avanzar?

• Las tareas pequeñas que nos entran (menos de dos minutos) o se hacen ya o no se hacen. No tiene sentido planificarlas.

• Cuando entra una tarea lo ideal es decidir qué se hace con ella cuando entra (la hago, la planifico, la archivo para referencia futura o la descarto).

• Las tareas deben ser pasos simples, claros, listos para la acción sin necesidad de análisis ni planificación extra.

• Lo ideal es centrarse solo en la tarea que tenemos entre manos y olvidarse del resto. Quita estrés y nos da enfoque.

• Se debe revisar con frecuencia el sistema de administración de proyectos. Se debe repasar semanalmente y cada día ir actualizándolo.

• Se debe usar un buen sistema de archivo que sea fácil de consultar y archivar.

Conclusión
Gestionar un proyecto empresarial es una reto vital. Aplicar buenas técnicas de gestión ayudarán a superar los obstáculos. Se necesita una buena dosis de liderazgo, tesón y trabajo.

Si desde más información sobre la gestión de proyectos (Project Management) puede hacerlo en el 902 40 11 22 pidiendo por un consultor o en fds@fdsconsulting.net
 

  Adrián Soler
27/06/2012

En este número

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